Getting Things Done: Altbewährte Methode im KI-Zeitalter
Die Getting-Things-Done-Methode von David Allen erlebt eine Wiederbelebung und bietet mentale Klarheit in hybriden Arbeitsumgebungen und KI-gestützten Workflows durch strukturierte Selbstorganisation.
Hybride Arbeitsmodelle, ständige Erreichbarkeit, KI-gestützte Workflows – die moderne Arbeitswelt wird komplexer. Ausgerechnet jetzt erlebt eine Produktivitätsmethode aus den frühen 2000ern ihre Renaissance: “Getting Things Done” (GTD) von David Allen.
Die über zwei Jahrzehnte alte Technik verspricht, was viele heute verzweifelt suchen: mentale Klarheit im digitalen Chaos. Statt sich auf neue KI-Tools zu verlassen, schwören immer mehr Wissensarbeiter auf die strukturierte Herangehensweise von GTD. Die Nachfrage nach entsprechenden Apps boomt.
Warum funktioniert eine alte Methode ausgerechnet jetzt so gut? Die Antwort liegt in den neuen Herausforderungen: Homeoffice erfordert extreme Selbstorganisation. KI-Tools erzeugen neue Informationsfluten. Und die Grenzen zwischen Beruf und Privatleben verschwimmen vollständig.
Der Workflow: Fünf Schritte zum freien Kopf
GTD basiert auf einer einfachen Erkenntnis: Das Gehirn ist brilliant im Denken, aber miserabel im Speichern. Deshalb lagert die Methode alle Verpflichtungen in ein externes System aus.
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Der Prozess läuft in fünf Schritten:
Sammeln: Alle Aufgaben, Ideen und E-Mails landen in einem zentralen Eingangskorb. Egal ob physisch oder digital – Hauptsache, alles an einem Ort.
Verarbeiten: Der Eingangskorb wird regelmäßig geleert. Für jedes Element gilt: Was dauert unter zwei Minuten? Sofort erledigen. Der Rest wird kategorisiert.
Organisieren: Aufgaben wandern in spezifische Listen – nach Kontext sortiert. “@Büro”, “@Anrufe”, “Warten auf” oder “Projekte”. Der Kalender bleibt terminexakten Verpflichtungen vorbehalten.
Durchsehen: Das wöchentliche Review hält das System aktuell. Ohne diesen Schritt verliert das System sein wichtigstes Gut: Vertrauen.
Erledigen: Die Entscheidung fällt nach Kontext, verfügbarer Zeit und Energie. Keine diffusen Prioritäten mehr.
Homeoffice braucht Struktur
Die Pandemie hat hybride Arbeit zum Standard gemacht. Die größte Herausforderung: Selbstorganisation ohne Bürostruktur. Hier zeigt GTD seine wahre Stärke.
Die Methode schafft persönliche Verlässlichkeit, wo formelle Strukturen fehlen. Berufliche und private Verpflichtungen existieren in einem System. Das reduziert mentalen Stress massiv und verhindert Prokrastination.
Besonders bei verteilten Teams und asynchroner Kommunikation bewährt sich der Ansatz. GTD funktioniert unabhängig vom Arbeitsort – ob im Büro, zuhause oder unterwegs.
KI als Verstärker, nicht als Ersatz
Künstliche Intelligenz übernimmt zunehmend Routineaufgaben. Dadurch verlagert sich menschliche Arbeit auf komplexere, kreative Tätigkeiten. Genau hier wird GTD noch wichtiger.
Die Methode verwaltet nicht nur einzelne To-dos, sondern ganze Projekte mit ihren “nächsten Schritten”. Perfekt für unstrukturierte, vielschichtige Aufgaben.
Moderne Apps nutzen KI bereits zur Unterstützung des GTD-Workflows:
- Automatische Extraktion von Aufgaben aus E-Mails
- Intelligente Terminplanung
- KI-gestützte Priorisierung
- Kontextbasierte Vorschläge
Von analog bis KI-gestützt: Die Werkzeugfrage
GTD ist technologieneutral – ein entscheidender Vorteil. Die Methode funktioniert mit Notizbuch und Karteikarten genauso wie mit hochentwickelter Software.
Die beliebtesten digitalen Lösungen umfassen OmniFocus, Things 3, Todoist, Trello und Notion. Sie bieten kontextbasierte Listen, Projektansichten und plattformübergreifende Synchronisation.
Die Wahl des Tools hängt von persönlichen Vorlieben ab. Wichtiger als die Software ist die konsequente Anwendung der Prinzipien.
Mehr als Produktivität: Digital Wellbeing
Der GTD-Boom 2025 reflektiert einen größeren Trend: das Streben nach bewusstem Umgang mit digitaler Technologie. Dauerhafte Überlastung führt zu Burnout.
GTD reduziert kognitiven Stress, statt nur Effizienz zu steigern. Unternehmen erkennen: Produktivität korreliert direkt mit mentalem Wohlbefinden.
Die Methode fördert Schlüsselkompetenzen für die Zukunft der Arbeit – Selbstmanagement, kritisches Denken, Anpassungsfähigkeit. Deshalb wird GTD zum Baustein moderner, menschenorientierter Arbeitskultur.
Ausblick: Unsichtbar, aber integriert
GTD-Erfinder David Allen tritt als Hauptredner auf der “Scaling New Heights 2025” auf. Ein Zeichen für die ungebrochene Relevanz seiner Methode.
Die Zukunft liegt vermutlich nicht in separaten GTD-Apps. Die Kernideen könnten in Mainstream-Software und KI-Assistenten verschmelzen. Das Konzept der “nächsten Aktion” oder die Trennung von Sammeln und Bearbeiten werden zu unsichtbaren Bestandteilen digitaler Arbeitsumgebungen.
Die Methode wird sich weiterentwickeln. Ihr Kernversprechen bleibt aber zeitlos: ein klarer Kopf und Kontrolle über die eigenen Verpflichtungen – gerade in einer sich rasant wandelnden Arbeitswelt.
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