Microsoft Outlook: Offline-Kalender und neue Postfach-Features verfügbar
Microsoft hat wichtige Updates für Outlook veröffentlicht: Vollständige Offline-Kalenderbearbeitung und verbessertes Management geteilter Postfächer zielen auf professionelle Nutzer ab.
Microsoft hat diese Woche wichtige Updates für das neue Outlook unter Windows fertiggestellt. Nutzer bekommen endlich vollständige Offline-Funktionen für den Kalender und ein überarbeitetes System für geteilte Postfächer. Diese Verbesserungen zielen direkt auf die größten Kritikpunkte der Power-User ab und sollen den Umstieg von der klassischen Version beschleunigen.
Die neuen Features sind Teil von Microsofts Strategie, das neue Outlook auf Augenhöhe mit dem bewährten Client zu bringen – nur moderner und schneller. Das lange erwartete Offline-Kalender-Management startete bereits Mitte August und erreichte jetzt alle Nutzer. Parallel dazu können geteilte Postfächer erstmals wie vollwertige Accounts verwaltet werden.
Kalender funktioniert jetzt auch ohne Internet
Endlich können Nutzer ihre Termine auch offline bearbeiten. Bisher war nur das Anzeigen von Kalenderereignissen ohne Internetverbindung möglich. Seit Mitte September lassen sich Termine erstellen, ändern und löschen – die Synchronisation erfolgt automatisch, sobald die Verbindung wieder steht.
Diese Funktion ergänzt bereits im Sommer eingeführte Offline-Verbesserungen. Microsoft hatte im Juni die offline verfügbare Email-Menge von sieben auf 30 Tage erweitert. Gleichzeitig kamen Features wie das Öffnen und Speichern von Anhängen, Email-Organisation in Ordnern und sogar „Senden rückgängig“ für offline versendete Nachrichten hinzu.
Für mobile Professionals und Geschäftsreisende bedeutet das: Produktivität auch bei schlechter Internetverbindung oder in Flugzeugen.
Geteilte Postfächer: Endlich wie normale Accounts
Microsoft hat das Management geteilter Postfächer grundlegend überarbeitet. Der bisherige Bereich „Für mich freigegeben“ in der linken Seitenleiste ist Geschichte. Stattdessen erscheinen geteilte Postfächer jetzt auf derselben Ebene wie das Hauptpostfach – erkennbar am „Geteilt“-Symbol.
Die wirkliche Innovation: Nutzer mit entsprechenden Berechtigungen können geteilte Postfächer zu vollwertigen Accounts „befördern“. Das geschieht über Einstellungen > Konten > Für mich freigegeben. Dadurch lassen sich Regeln erstellen, automatische Antworten einrichten und Benachrichtigungen verwalten – alles direkt im Desktop-Client.
Diese seit Ende August verfügbare Funktion erspart Teams den Umweg über die Web-Version oder das klassische Outlook.
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Geräte-Verwaltung wird zentralisiert
Microsoft räumt gleichzeitig auf: Die Seite „Mobile Geräte“ in den Outlook-Einstellungen gibt es seit dem 9. September nicht mehr. Die Verwaltung synchronisierter Geräte verlagert sich ins zentrale „Mein Konto“-Portal und die nativen iOS- und Android-Einstellungen.
Dieser Schritt reflektiert Microsofts Fokus auf moderne, plattformübergreifende Sicherheits- und Verwaltungstools. Das neue Outlook teilt sich den Code mit der Web-Version und soll schlanker und schneller als der Vorgänger werden.
Der Kampf um die Power-User
Die Update-Offensive zeigt: Microsoft will skeptische Profi-Nutzer überzeugen. Robuste Offline-Funktionen und vereinfachte Postfach-Verwaltung waren die meistgeforderten Features. Besonders die Kalender-Offline-Bearbeitung bringt Outlook näher an die Konkurrenz heran.
Für deutsche Unternehmen bedeutet das: Teams, die auf geteilte Postfächer angewiesen sind – von der Verwaltung bis zum Support –, profitieren von deutlich schlankeren Arbeitsabläufen. Bisher war die Verwaltung dieser Postfächer umständlich und zwang oft zur Web-Version.
Ausblick: PST-Dateien und mehr KI
Laut Microsoft 365 Roadmap folgen weitere Verbesserungen für PST-Archivdateien. Aktuell können Nutzer bereits in importierten PST-Dateien antworten und weiterleiten. Künftig sollen auch Kalender- und Kontaktdaten aus diesen Archiven angezeigt werden.
Parallel integriert Microsoft seinen KI-Assistenten Copilot tiefer ins System. Recent erweiterte das Unternehmen dessen Verfügbarkeit auf alle verbundenen Accounts – auch Gmail, Yahoo und iCloud.
Die schnelle Entwicklung deutet darauf hin: Microsoft will die Übergangsphase zügig abschließen und das neue Outlook als Standard-Client etablieren.
