Microsoft Purview: Dynamische Wasserzeichen gegen Datenlecks
Microsoft führt dynamische Wasserzeichen in Office-Apps ein, die Screenshots mit Nutzer-E-Mail-Adressen kennzeichnen und so Datenlecks verhindern sollen. Die Funktion ist seit Januar 2025 verfügbar.
Microsoft revolutioniert den Dokumentenschutz mit einer neuen Sicherheitsfunktion. Dynamische Wasserzeichen sollen verhindern, dass Screenshots vertraulicher Dokumente zur unkontrollierten Weiterverbreitung führen.
Die Technologie ist seit Januar 2025 allgemein verfügbar und markiert einen Wendepunkt im Kampf gegen Datenlecks. Anders als herkömmliche Wasserzeichen werden diese personalisierten Markierungen in Echtzeit generiert und zeigen die E-Mail-Adresse des jeweiligen Betrachters an. Wer also einen Screenshot oder ein Foto von sensiblen Dokumenten macht, hinterlässt automatisch seine digitale Signatur.
Die Funktion ist in Word, Excel und PowerPoint verfügbar – plattformübergreifend auf Windows, Mac, iOS, Android und in den Web-Versionen. Für Compliance-Verantwortliche dürfte das eine erhebliche Erleichterung bedeuten.
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Technologie trifft auf Realität
Das Problem kennt jeder Sicherheitsexperte: Selbst die beste Verschlüsselung und strengste Zugriffskontrollen können durch einen simplen Screenshot ausgehebelt werden. Hier setzt Microsofts Innovation an.
Die dynamischen Wasserzeichen werden beim Öffnen eines Dokuments in Echtzeit über den Inhalt gelegt. Sie enthalten die Benutzer-E-Mail-Adresse und sind permanent sichtbar – egal ob das Dokument bearbeitet, geteilt oder gemeinsam bearbeitet wird. Versucht jemand, das Dokument mit einer nicht unterstützten Office-Version zu öffnen, wird der Zugriff verweigert.
Was besonders clever ist: Die Funktion stört die normale Zusammenarbeit nicht. Teams können weiterhin problemlos an Dokumenten arbeiten, während die Sicherheitsebene im Hintergrund aktiv bleibt.
Einfache Einrichtung, hohe Wirkung
Administratoren konfigurieren die Funktion direkt im Microsoft Purview Compliance-Portal. Bei der Erstellung oder Bearbeitung von Vertraulichkeitsbezeichnungen mit Verschlüsselung lässt sich die dynamische Wasserzeichen-Option aktivieren. Für erweiterte Anpassungen steht zusätzlich PowerShell zur Verfügung.
Allerdings benötigen Unternehmen Premium-Lizenzen: Microsoft 365 E5, Microsoft 365 E5 Compliance oder Microsoft Information Protection and Governance E5. Diese Einschränkung spiegelt Microsofts Strategie wider, erweiterte Sicherheitsfunktionen in den Top-Tarifen zu bündeln.
Grenzen und Gegenmaßnahmen
Wie jede Technologie hat auch diese ihre Schwachstellen. Exportiert ein Nutzer ein Dokument in ein Format ohne Wasserzeichen-Unterstützung – etwa als PDF – verschwindet der Schutz. Microsoft empfiehlt daher, Export- und Druckrechte bei hochsensiblen Dokumenten zu entziehen.
Diese granulare Kontrolle ermöglicht es Unternehmen, ihre Sicherheitsstrategie präzise auf die Vertraulichkeit der jeweiligen Informationen abzustimmen.
Mehr als nur ein Feature-Update
Die Einführung dynamischer Wasserzeichen ist Teil eines größeren Trends zu intelligenterem Datenschutz. Da sich Informationen zunehmend über Cloud-Services, Anwendungen und Geräte verteilen, reichen traditionelle Perimeter-Sicherheitsansätze nicht mehr aus.
Microsoft stärkt mit dieser Innovation seine Position im Markt für Daten-Governance. Die direkte Integration in die täglich genutzten Office-Anwendungen verschafft dem Konzern einen erheblichen Wettbewerbsvorteil gegenüber eigenständigen Sicherheitslösungen.
Für Dezember 2025 plant Microsoft bereits die nächste Modernisierung: eine flexiblere Architektur für Vertraulichkeitsbezeichnungen, die das bisherige starre Eltern-Kind-System ablöst.
